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#489：業務時間の短縮テクニック（1）
何回かに分けて、（経理）業務の時間短縮について考えてみます。比較的容易に導入できそうな策を列挙してみます。
まずはパソコン操作編です。
■モニターはなるべく大きく
例えば34インチ「ウルトラワイドモニター」。ご存じない方はぜひ検索してみてください。モニターが横に2つ連結したようなもので、幅は80センチ強とかなり広い。
なんと言っても3つ4つとファイルを拡げることができるのが魅力です。
Excelシートを広げているときなど、別の資料やサイトを参照するためにそのExcelをたたむのは大変な時間のロスです。
そこで複数のモニターを使う方もおられますが、これをウルトラワイドなどでいっそ1つの画面にしてしまえば、モニター間をマウスで移動する必要もなくなり、とても効率が上がるというわけです。
■キーボードも、大きくて良いものを買う
ノートパソコンのキーボードで経理業務しておられる方は、ぜひ大きめ（幅が広いという意味）のキーボードを外付けされることをおすすめします。
もちろん10キーが独立しているものがよいですね（できたらファンクションキーの列も独立しているとなおよい）。こんなに捗るのかと驚かれると思います。
キーボードの「打鍵感」もとても重要です。プログラマの方々と異なり一日何万回も打鍵するわけではないでしょうし、
なんなら数字以外はメールやSlackを打つだけかもしれませんが、それでもキーボードのタッチが快ければ気分も上がります。その上高級キーボードは、ミスタッチを感知しない機能などを備えています。
なお、オフィスでは静音キーボードを用いるのもいいですね。激しい打鍵音は（ご自宅でのゲームには適しているかもしれませんが）意外とトラブルの元になります。
■マウスは使わないにこしたことない。そして、それでも良いマウスを買う
まず前提として、ExcelやPowerPointなどのショートカットを一通り覚えると、作業効率が格段に上がります。
コピー＆ペーストにいちいちマウスを使わず、Ctrl+CやVですませる。Windowsでは画面キャプチャーでWindows+Shift+Sという素晴らしいショートカットがあります。ぜひ試してみてください。
ということで、マウスは使わずにキーボードで済ませるに越したことはないのですが、であってもマウスは良いものを選びましょう。
操作の「質感」、具体的には「適度な重さ」があると、マウスも抜群に使いやすくなります。
■キーボードをみないで入力するクセをつける
画面を見てタイピングできるようになれば、タイプミスがすぐにわかりますので、延々と打ち込んでからやり直すという事態を回避できます。
特に日本語の宿命「かなのつもりで半角英字を入力していた」というミスはストレスになりますよね。画面を見て打てるようにトレーニングすれば、手戻りの時間が節約でき、気分も上がります。
■そもそものPCのスペック
メモリ16GB、ハードディスクはSSDで512GBがあると、作業スピードがぜんぜん違ってきます。この話は長くなるのでこの程度で。
■PC操作自体の話ではないが、クラウドのドライブ活用により添付ファイルを禁止する
メールへのファイル添付は、バージョンがわからなくなるリスクがあります。
ファイルを改変してもタイトルを変えない方が多いですし、タイトル変える方も「最終＿提出後変更＿部長チェック後＿CFO承認前.xlsx」みたいに増築していく方がおられる。
これを避けるために、なるべくクラウドのドライブ（GoogleドライブやOneドライブなど）を活用し、そのファイルを直接、皆で直していくようにしましょう。
役員会など重要会議であっても、その皆で直したファイルをそのまま投影させてもらうようにしたいものです。
もし間違いがあったら、その場でごめんなさいと言って直せば良いです。
そして、紙の資料が欲しいという役員さんがまだおられると思いますので、役員会が終わったら「ほんとの完成版」を印刷して差し上げましょう。
なお、わざわざZIPして別メールでパスワードを送るという、いわゆる「PPAP」は、セキュリティ効果が殆どないのにメール受信側に多大な労力を強いるという点で、あまり感心できないプロトコルです。
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次回もいろいろなTIPSをご提示したいと思います。
TAC USCPA講座／草野龍太郎 講師
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